¿Cuánto cuesta un servicio de contestador telefónico?

Según un estudio de Ramsey realizado en diciembre de 2023, el 42% de los propietarios de pequeñas empresas experimentaron agotamiento el año pasado.

Y no debería sorprendernos, dadas todas sus responsabilidades.

¿También te sientes abrumado?

Contratar un servicio de contestador telefónico podría ayudarte a aliviar parte de la presión al gestionar todas las llamadas entrantes por ti.

Pero, ¿cuánto cuestan estos servicios? ¿Hay formas de aligerar la factura? ¿Hay alternativas mejores o más baratas a los servicios de contestador telefónico?

En este blog, cubriremos todo lo que necesita saber sobre los costos del servicio de contestador telefónico y lo ayudaremos a encontrar las soluciones más rentables para su negocio.

¿Qué es un servicio de contestador telefónico?

Empecemos con una definición rápida.

En pocas palabras, un servicio de contestador telefónico actúa como una recepcionista virtual para su negocio.

Cuando recibe una llamada, un profesional capacitado la responde en su nombre. Pueden realizar una variedad de tareas, entre las que se incluyen las siguientes:

• Saludar profesionalmente a las personas que llaman
• Toma de mensajes
• Responder a las preguntas más frecuentes
• Programación de citas
• Transferir llamadas a la persona adecuada
• Resuma sus llamadas y transcríbalas.

¿Suena genial?

Aprovechemos los beneficios de tener un servicio de contestador de llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

¿Cuáles son los beneficios de un servicio de contestador telefónico?

Existen numerosos beneficios asociados con el uso de un servicio de contestador telefónico, especialmente para las pequeñas empresas:

• Servicio de atención al cliente mejorado: Los servicios de respuesta telefónica garantizan que sus clientes siempre tengan un punto de contacto profesional, lo que se traduce en una experiencia de cliente más positiva.
• Mayor eficiencia: Mientras los recepcionistas virtuales atienden sus llamadas, puede liberarse a sí mismo y a su personal, lo que le permite centrarse en las actividades comerciales principales.
• Oportunidades de venta mejoradas: Los servicios de contestador pueden captar todos los clientes potenciales al garantizar que todas sus llamadas se respondan con prontitud.
• Disponibilidad ininterrumpida: Para servicios ininterrumpidos, permiten que sus clientes se comuniquen con usted en cualquier momento, de día o de noche.

En este punto, es posible que se pregunte cuánto le costarán estos servicios.

¿Cuánto cuestan normalmente los servicios de contestador?

Lamentablemente, no existe una respuesta única a la pregunta sobre el costo del servicio de contestador telefónico, ya que el precio puede variar significativamente según varios factores, entre ellos:

• Número de llamadas recibidas: Cuantas más llamadas reciba, mayor será el costo.
• Industria: Algunas industrias, como la atención médica, pueden requerir funciones adicionales o certificaciones de cumplimiento (como la HIPAA), lo que repercute en el costo.
• Características y opciones: Los servicios que ofrecen funciones como disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana, la programación de citas o la transcripción del correo de voz suelen costar más.
• Ubicación: Los precios pueden variar ligeramente según su ubicación y los costos operativos del proveedor de servicios.

Esta es una estimación aproximada del rango que puedes esperar pagar:

Servicios de contestador de bajo costo (entre 35 y 125 dólares al mes)

A este precio, normalmente obtienes un servicio básico que cubre los aspectos básicos de la respuesta de llamadas y la recepción de mensajes. Prepárate para:

• Características mínimas: No esperes funciones avanzadas como el desvío de llamadas, la programación de citas o el análisis de llamadas.
• Posibles variaciones de calidad: La calidad del servicio puede variar, con posibles problemas, como tiempos de espera prolongados o agentes menos profesionales.

Si bien estos servicios pueden ser una opción económica para las pequeñas empresas con un bajo volumen de llamadas y necesidades básicas, es esencial sopesar los posibles inconvenientes con los ahorros de costos.

Servicios de respuesta estándar (entre 125 y 300 dólares al mes)

Los servicios de respuesta estándar ofrecen un paquete más completo, que por lo general incluye:

• Horas de operación ampliadas: Muchos proveedores ofrecen cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana o horarios extendidos por la noche y los
• Entrega de mensajes: Entrega de mensajes SMS, a menudo con funciones de personalización.
• Características adicionales: Es posible que se incluyan el desvío de llamadas, la programación de citas y la detección de llamadas.
• Gestión de llamadas mejorada: Agentes con más experiencia y tiempos de espera potencialmente más cortos.

Si su empresa requiere una gestión de llamadas fiable y algunas funciones adicionales, un servicio de contestador estándar podría ser una buena opción.

Servicios de respuesta premium (más de 300$ al mes)

Para las empresas con un alto volumen de llamadas, necesidades complejas o un fuerte enfoque en el servicio al cliente, los servicios de respuesta premium ofrecen una variedad de funciones y beneficios avanzados:

• Cobertura ininterrumpida: Disponibilidad garantizada las 24 horas.
• Servicios especializados: Opciones para industrias con requisitos específicos (por ejemplo, atención médica, legal).
• Funciones avanzadas: Análisis de llamadas, integración de CRM, soporte multilingüe y monitoreo de llamadas en vivo.
• Administración de cuentas dedicada: Soporte personalizado y soluciones a medida.

Si bien el costo es mayor, los servicios premium pueden ofrecer un valor significativo al mejorar la satisfacción del cliente, aumentar la eficiencia y generar más clientes potenciales.

Tenga en cuenta: Estas son solo estimaciones y el costo real puede ser mayor o menor según sus necesidades específicas.

Consejo profesional: Cuando busque servicios de contestador telefónico, asegúrese de solicitar modelos de precios transparentes y evitar cargos ocultos.

¿Qué modelos de precios utilizan los servicios de contestador?

La mayoría de los servicios de contestador ofrecen diferentes paquetes de precios con diferentes funciones y minutos incluidos.

Hemos analizado los principales servicios de EE. UU., incluidos AnswerConnect, ReceptionHQ, Patlive y otros, para ofrecer una visión general completa.

Estos son algunos modelos de precios comunes:

• Facturación por minuto: Se te cobra en función de la duración total de tus llamadas. Este modelo puede resultar rentable para las empresas con un volumen de llamadas reducido o para aquellas con un alto porcentaje de consultas breves. Sin embargo, puede resultar caro para las empresas con llamadas de mayor duración.
• Facturación por llamada: Se cobra una tarifa fija por cada llamada entrante, independientemente de la duración de la llamada. Este modelo es adecuado para empresas con llamadas de duración variable y un volumen de llamadas predecible.
• Suscripción mensual: Una cuota mensual fija cubre una cantidad específica de minutos o llamadas. Es posible que se apliquen cargos adicionales por superar los límites incluidos. Este modelo ofrece previsibilidad y, a menudo, incluye funciones adicionales.
• Modelos híbridos: Algunos proveedores combinan elementos de diferentes modelos de precios, lo que ofrece flexibilidad para adaptarse a las diversas necesidades empresariales. Por ejemplo, un modelo híbrido puede incluir una tarifa mensual base más cargos por minuto por el uso que supere un determinado límite.

Para continuar con el análisis, voy a mostrarles los diferentes planes de los servicios mencionados en la tabla anterior.

Tenga en cuenta que la información de precios está sujeta a cambios. Se recomienda visitar los sitios web de estos proveedores para obtener la información más actualizada.

AnswerConnect

Sede de recepción

Patlive

La elección del modelo de precios correcto depende del volumen de llamadas y de las necesidades. Analice la duración promedio de sus llamadas y el volumen mensual de llamadas para determinar la opción más rentable para usted.

Si no sabes cómo hacerlo, compartiremos el proceso paso a paso en la siguiente sección.

¿Cómo estimar el costo de un servicio de contestador para su empresa?

Determinar el costo exacto de un servicio de contestador para su empresa no es sencillo.

Depende de varios factores exclusivos de sus operaciones y necesidades de servicio al cliente. Esta es una guía paso a paso que te ayudará a estimar el costo.

1. Descubre cuántas llamadas recibes:

El primer paso es calcular cuántas llamadas suele recibir tu empresa al mes o al día. Puedes encontrar esta información consultando tus facturas telefónicas, los registros de llamadas o los análisis del sistema telefónico. Si no tienes esta información, haz una estimación en función del tamaño de tu empresa y del sector. Por ejemplo, un restaurante pequeño puede recibir un gran número de llamadas durante las horas pico, mientras que un negocio de servicio a domicilio puede tener un volumen de llamadas más constante a lo largo del día.

2. Calcula la duración media de tus llamadas

Entender la duración promedio de las llamadas te ayudará a determinar el total de minutos de servicio que necesitarás. Revisa tus registros de llamadas para conocer el tiempo promedio de conversación de cada llamada. Puedes hacerlo sumando el tiempo total de conversación de todas las llamadas en un mes y dividiéndolo por el número de llamadas. Esto te dará la duración media de las llamadas. Por ejemplo, si tu empresa recibe 100 llamadas en un mes y el tiempo total de conversación es de 300 minutos, la duración media de las llamadas es de 3 minutos.Pro Consejo: Tenga en cuenta los diferentes tipos de llamadas que tiene, como ventas, servicio al cliente y citas, ya que pueden tener diferentes duraciones.

3. Elija el modelo de precios ideal

Como se mencionó anteriormente, los servicios de contestador telefónico ofrecen diferentes planes, como pagar por minuto o pagar una tarifa mensual fija por una cantidad determinada de minutos. Por ejemplo, una empresa con un volumen elevado de llamadas cortas podría beneficiarse de la facturación por llamada, mientras que una empresa con llamadas más largas y complejas podría preferir la facturación por minuto. Ten en cuenta el volumen de llamadas y la duración media de las llamadas al elegir un plan.

4. Obtenga cotizaciones de diferentes proveedores

Una vez que conozcas el volumen de llamadas y la duración promedio de las llamadas, pide cotizaciones a varios servicios de contestador. Algunos proveedores tienen calculadoras en línea para darte una estimación, mientras que otros pueden necesitar más detalles sobre tu historial de llamadas.

Consejo profesional: Especifique las funciones requeridas para describir claramente los servicios que necesita. Por ejemplo, la recepción de mensajes, el desvío de llamadas, las transferencias en vivo, etc.

5. Considere los costos adicionales

Además del precio básico, los servicios de contestador telefónico pueden tener un costo adicional para las funciones avanzadas, como la transferencia de llamadas a tu personal, los mensajes personalizados o el análisis de llamadas. Ten en cuenta estos posibles costos:

• Tarifas de instalación: Algunos proveedores, como AnswerConnect, cobran una tarifa única para configurar tu cuenta.
• Cargos por exceso de uso: Si superas tu límite de minutos o llamadas, puedes incurrir en cargos adicionales.
• Tarifas de funciones: Las funciones adicionales, como las transferencias en vivo o la grabación de llamadas, suelen tener costos adicionales.
• Tarifas ocultas: Revise cuidadosamente los contratos para ver si hay cargos inesperados.

Consejos para ahorrar costos en los servicios de contestador

Si bien los servicios de contestador telefónico ofrecen un apoyo valioso, existen estrategias para optimizar los costos y maximizar el retorno de la inversión.

Optimice su sitio web

• Sección de preguntas frecuentes: Responda a las consultas habituales de los clientes en su sitio web para reducir el volumen de llamadas.
• Formularios de contacto en línea: Ofrezca a los clientes una alternativa a las llamadas para asuntos menos urgentes (y asegúrese de optimizar el formulario en sí).
• Chat en vivo: Implemente el soporte de chat en vivo para obtener asistencia en tiempo real y posibles desviaciones de llamadas.

Aproveche la tecnología

• Implemente la detección de llamadas: Usa la tecnología para filtrar las llamadas no deseadas o irrelevantes.
• Utiliza el correo de voz: Aliente a las personas que llaman a dejar mensajes detallados para evitar devoluciones de llamadas innecesarias.

Supervise y ajuste su servicio

• Realice un seguimiento del volumen y la duración de las llamadas: Analice regularmente los datos de las llamadas para identificar tendencias y patrones.
• Evalúe el rendimiento del servicio: Evalúe la eficacia del servicio de respuesta para satisfacer sus necesidades.
• Ajusta tu plan: Modifique su plan de servicio a medida que cambien el volumen de llamadas y los requisitos.

Considere soluciones alternativas

• Programación de empleados: Optimice la dotación de personal para gestionar internamente las horas pico de llamadas.
• Opciones de autoservicio: Ofrezca a los clientes opciones como la administración de cuentas en línea o los portales de autoservicio.
• Servicio de contestador con IA: Una alternativa más económica que utiliza inteligencia artificial para gestionar las llamadas entrantes, proporcionando una recepcionista virtual las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Profundicemos en el último, el servicio de contestador impulsado por IA.

Una alternativa más económica: servicio de respuesta con IA

¿Los servicios de contestador son demasiado caros para su empresa?

¿Qué pasaría si, en su lugar, probases un servicio de contestador de IA?

¿Qué es un servicio de contestador de IA?

Un servicio de respuesta de IA es como tener una recepcionista virtual inteligente disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Utiliza inteligencia artificial para entender y responder a las llamadas de los clientes, ofreciendo una experiencia automatizada y más eficiente.

El sistema de inteligencia artificial comprende, interpreta y proporciona respuestas precisas a una amplia gama de preguntas, ofreciendo una atención al cliente instantánea y eficiente sin necesidad de intervención humana.

No es solo un simple menú automatizado, tiene un asistente virtual que puede mantener una conversación con las personas que llaman, responder preguntas e incluso programar citas.

Pero, ¿qué tan diferente puede ser un servicio de contestador de IA de un servicio de contestador tradicional? Vamos a echar un vistazo.

Veamos algunos ejemplos para entender realmente el valor.

Escenario 1: Pequeña empresa minorista

• Negocio: Una pequeña boutique con tráfico peatonal moderado y consultas ocasionales de los clientes.
• Volumen de llamadas: Aproximadamente 50 llamadas por semana.

Un servicio de contestador tradicional costaría entre 200 y 300 dólares al mes (según los precios por minuto o por llamada).

Un servicio de respuesta de IA como Âllo costaría entre 50 y 100 dólares al mes (según un modelo de suscripción).

Escenario 2: Empresa de servicios domiciliarios

• Negocio: Una empresa de servicios de plomería o electricidad con llamadas frecuentes de clientes y solicitudes de programación.
• ‍Volumen de llamadas: Aproximadamente 100 llamadas por semana.

Un servicio de contestador telefónico tradicional costaría entre 300 y 500 dólares al mes (según los precios por minuto o por llamada).

Un servicio de respuesta de IA cobraría entre 100 y 200 dólares al mes (según el modelo de suscripción con posibles complementos para la programación).

¿Te sientes emocionada?

Así es como puede sonar un servicio de contestador de IA desde el punto de vista del cliente:

Recapitulemos lo que hemos encontrado:

• Antes de seleccionar un servicio de contestador telefónico, evalúe cuidadosamente las necesidades de su empresa. Considera factores como el volumen de llamadas, la duración promedio de las llamadas, las funciones deseadas y el presupuesto. Al comprender sus requisitos, puede elegir la opción más adecuada.
• Tenga en cuenta los posibles costos adicionales. Algunos servicios de contestador pueden cobrar más por funciones como las transferencias en vivo, los saludos personalizados o el análisis de llamadas. Es fundamental revisar los términos del contrato detenidamente para evitar gastos inesperados.
• Los servicios de respuesta de IA suelen ofrecer una solución más rentable para las empresas en comparación con los servicios de respuesta telefónica tradicionales. Si bien los costos específicos varían según el volumen de llamadas, las funciones requeridas y el proveedor elegido, las opciones impulsadas por IA suelen ofrecer ahorros significativos.