Respuestas de texto automáticas: mejores prácticas y ejemplos

Según una encuesta realizada por Khoros, la principal expectativa de los clientes es obtener una respuesta rápida.

Pero no siempre es fácil cuando se trata de una pequeña empresa.

Ingresa respuestas de texto automáticas. Una forma fácil y eficaz de informar a tus clientes sin perder la concentración. Mantienen a los clientes informados, incluso cuando están ocupados haciendo malabares con otras tareas.

¿Tienes curiosidad por saber cómo funcionan? En este blog, vamos a explorar el mundo de las respuestas de texto automáticas, cómo configurar las tuyas sin importar tu dispositivo, algunos ejemplos y prácticas recomendadas para crear la respuesta automática perfecta para cualquier situación.

Así que empecemos desde el principio.

¿Qué es un texto de respuesta automática?

Un texto de respuesta automática es un mensaje escrito previamente que se envía automáticamente en respuesta a los mensajes de texto entrantes según reglas o desencadenantes específicos.

Actúa como un acuse de recibo instantáneo, ya que asegura al remitente que su mensaje ha sido recibido y proporciona información esencial, incluso cuando no estás disponible para responder personalmente.

¿Cómo funcionan los mensajes de texto de respuesta automática?

Los textos de respuesta automática funcionan según un principio simple:

1. Mensaje entrante: Una persona te envía un mensaje de texto o llama a tu número.
2. Activación del disparador: El sistema comprueba si se cumplen las condiciones o los desencadenantes predefinidos (por ejemplo, fuera del horario comercial, palabras clave específicas en el mensaje, etc.).
3. Respuesta automática enviada: Si se activa un activador, se envía automáticamente al remitente un mensaje preescrito en el que se confirma su comunicación y se proporciona la información pertinente.

Hay dos tipos principales de textos de respuesta automática:

• Respuestas automáticas básicas: Estas envían el mismo mensaje genérico a todos, independientemente del contenido de su mensaje o de la hora en que se pusieron en contacto contigo.
• Respuestas automáticas inteligentes: Estos utilizan funciones avanzadas como la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural para comprender el contexto del mensaje entrante y generar respuestas más personalizadas y relevantes.

Allô, por ejemplo, es un servicio basado en inteligencia artificial que entra en esta última categoría, ya que ofrece respuestas automáticas inteligentes que pueden entender la intención del mensaje del remitente y ofrecer respuestas más personalizadas, lo que mejora la experiencia general del cliente.

Cómo crear una respuesta de texto automática en Android

Si bien Android no tiene una función de respuesta automática integrada para los SMS, varias aplicaciones de terceros pueden ayudar.

La aplicación que recomendamos usar se llama»MENSAJE AUTOMÁTICO: enviar sms de respuesta«. Es fácil de configurar, gratuito y muy práctico. Además, no somos los únicos que lo apreciamos: se ha descargado más de 1 millón de veces y tiene una valoración de 4,2/5 con 7000 reseñas en Play Store.

A continuación te explicamos cómo usarlo:

Método paso a paso y aplicación recomendada

1. Descargar e instalar: Instala la aplicación en tu dispositivo Android desde Play Store.
2. Inicie la aplicación: Abre la aplicación y toca el botón (+) en la pantalla de inicio.
3. Elige el lugar: Selecciona entre «Responder a los mensajes de WhatsApp» o «Responder SMS/llamadas».
4. Personaliza: Luego puedes escribir tu propio mensaje, elegir el objetivo, los días de la semana, la hora y más.
5. Guarda tu configuración: Pulsa «Guardar» para activar la respuesta automática. Tienes que iniciar sesión en este momento.

La aplicación también te permite:

• Crea mensajes personalizados: Personalice las respuestas para contactos específicos.
• Establezca una «lista de no responder»: Excluya ciertos números de la recepción de respuestas automáticas.
• Programar respuestas automáticas: Habilita las respuestas automáticas solo durante momentos específicos.

Límites de este método

Si bien la respuesta automática por SMS es útil para uso personal, las empresas pueden encontrarla limitante:

• Falta de personalización: la aplicación solo puede gestionar unas pocas condiciones.
• Falta de fiabilidad: algunos usuarios se quejan en Play Store de que han sufrido errores (incluido el envío de mensajes de respuesta automática a contactos aleatorios).

Una alternativa mejor: Allô

Allô es un centro de comunicación impulsado por inteligencia artificial que gestiona llamadas y mensajes de texto sin problemas en tu teléfono Android. Con Allô, tienes la comodidad de una recepcionista virtual profesional para tus llamadas y respuestas automáticas inteligentes para tus mensajes de texto, todo ello en una única y potente aplicación.

Estos son dos ejemplos paso a paso para ilustrar su uso de las funciones de texto automático de llamadas en Allô:

Ejemplo 1: Envío de SMS antes de capturar información

• El cliente intenta llamarte a tu número personal o Allô.
• El sistema detecta la llamada y, según el tipo de llamada (cliente nuevo, llamada perdida, etc.), se envía automáticamente un mensaje SMS único y específico.
• El cliente recibe el SMS, que podría, por ejemplo, solicitar más información sobre el motivo de la llamada.
• El cliente responde al SMS y esta respuesta se captura y se añade al resumen de la llamada.
• A continuación, puedes ver este resumen de la llamada, incluida la respuesta por SMS, en tu panel de control de Allô.

Ejemplo 2: Envío de SMS después de la llamada con el agente

• Un cliente llama a tu número de Allô para hacer una reserva o solicitar información.
• El agente virtual de IA responde y procesa la llamada como de costumbre.
• Al final de la llamada, se envía automáticamente un SMS al cliente, que incluye un enlace para confirmar la reserva o con la información solicitada.
• El cliente hace clic en el enlace o lee el SMS para verificar los detalles de su reserva u obtener la información solicitada.
• Todas las acciones de los clientes a través del SMS se capturan y registran en su sistema Allô, lo que le permite rastrear y gestionar las interacciones con facilidad.

Estos dos casos demuestran cómo las funciones de texto automático de Allô se pueden utilizar para automatizar el envío de SMS y mejorar la comunicación con sus clientes.

Cómo crear una respuesta de texto automática en el iPhone

Los iPhones carecen de una respuesta automática de SMS dedicada, pero puedes aprovechar la función «Focus» disponible para iOS 15 y versiones posteriores.

He aquí cómo hacerlo:

Método paso a paso

1. Ve a Configuración: abre la aplicación «Configuración» en tu iPhone.
2. Seleccione «Enfoque»: si no lo había configurado antes, haga clic en el botón (+)».
3. Elige «Conducir»: haz clic en Personalizar enfoque.
4. Revisa las «Notificaciones permitidas»: asegúrate de que ninguna persona de la que quieras recibir llamadas o mensajes de texto esté en esta lista.
5. Configura la «Respuesta automática»: toca «Respuesta automática» y crea tu mensaje personalizado.
6. Elige la automatización: en «Activar automáticamente», selecciona cómo quieres activar las respuestas automáticas (mientras conduces, estás conectado al Bluetooth del coche o manualmente).

Ahora puedes activar/desactivar Driving Focus en el menú de ajustes. Tu teléfono enviará la respuesta automática mientras este modo esté activo.

Límites de este método

Si bien el modo de enfoque es útil para minimizar las distracciones, tiene limitaciones para el uso empresarial:

• Sin contexto: Las respuestas son genéricas, no se adaptan a mensajes o clientes específicos.
• Desencadenantes limitados: Está diseñado principalmente para conducir, no para escenarios comerciales generales.
• Destinatarios restringidos: Las respuestas automáticas solo van a los contactos guardados o a las conversaciones recientes. Los nuevos clientes no las recibirán.

Una alternativa mejor: Allô

La operadora automática de Allô es su recepcionista virtual las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que garantiza que cada persona que llame reciba un saludo profesional y un enrutamiento eficiente.

Allô simplifica la gestión de llamadas con funciones como:

• Saludos personalizables: Causa una excelente primera impresión con un mensaje de bienvenida personalizado.
• Enrutamiento inteligente de llamadas: Guía a las personas que llaman al destino correcto según su selección.
• Transferencia de llamadas: Transfiere llamadas fácilmente a tu móvil u otro dispositivo.
• Transcripción del correo de voz: Lee los mensajes del correo de voz a tu conveniencia, sin necesidad de escucharlos.

A diferencia de las funciones básicas de respuesta automática del iPhone y Android, que envían el mismo SMS genérico a todas las personas que llaman, la solución de Allô está impulsada por una IA avanzada que adapta cada respuesta en función de quién llama y por qué.

Esto significa que, cuando alguien llama a tu número, el asistente virtual de IA interactúa con la persona que llama desde el principio y determina si es un cliente actual, un posible comprador, un inquilino o cualquier otra categoría específica relevante para tu industria. Esta interacción permite a Allô enrutar la llamada de forma adecuada y crear una respuesta SMS única y basada en el contexto.

Ya sea para enviar una confirmación, capturar detalles adicionales o proporcionar instrucciones de atención al cliente, Allô usa GenAI (como ChatGPT) para generar un SMS personalizado para cada escenario. Es una respuesta automática inteligente y personalizada que satisface las necesidades exactas de cada persona que llama.

A pesar de la sofisticación que lo sustenta, la creación Allô es increíblemente simple, lo que la convierte en una herramienta fácil pero poderosa para cualquier empresa.

Ejemplos de textos de respuesta automática

Como mencionamos anteriormente, los textos de respuesta automática se basan en reglas o desencadenantes específicos. Esto significa que, según la situación, puedes crear diferentes respuestas de texto.

¿Te sientes abrumado?

Estas son algunas plantillas adaptadas a todas las situaciones para inspirarte.

Respuesta automática general

Una respuesta automática general actúa como su red de seguridad, ya que garantiza que cada mensaje entrante reciba un acuse de recibo inmediato. Demuestra que valoras el tiempo de la persona que llama y que su consulta no ha quedado en el vacío.

Es especialmente valioso cuando tienes mucho trabajo o te enfrentas a situaciones inesperadas que te impiden ofrecer una respuesta instantánea y personalizada.

Esta es nuestra plantilla sugerida:

«¡Gracias por tu mensaje! Actualmente estoy ocupado, pero me pondré en contacto con usted lo antes posible. ¡Agradezco tu paciencia! [Tu nombre]»

Respuesta automática fuera de la oficina

Una respuesta automática fuera de la oficina informa a los remitentes de que no estás disponible en este momento y establece expectativas realistas sobre cuándo pueden anticipar una respuesta. Es una cortesía profesional que evita que los clientes y colegas se sientan ignorados o abandonados a la deriva.

«Estaré fuera de la oficina hasta [Fecha]. Responderé cuando regrese. Gracias por tu paciencia. [Tu nombre]»

Respuesta automática fuera del horario de atención

La respuesta automática fuera del horario de atención gestiona las comunicaciones fuera del horario laboral habitual. Establece límites claros y permite a las personas saber cuándo pueden esperar una respuesta, lo que evita la frustración y gestiona las expectativas.

«Actualmente estamos cerrados. Le responderemos durante el horario laboral. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a 18:00 horas. ¡Gracias!»

Respuesta automática de vacaciones

Hazle saber a la gente que te vas a tomar un descanso. Gestiona las expectativas en cuanto a los tiempos de respuesta y te permite desconectarte de verdad y recargar energías sin preocuparte de que se acumulen mensajes sin respuesta.

«Estamos de vacaciones hasta [Fecha]. Le responderemos cuando regresemos. Gracias por tu paciencia. [Tu nombre]»

Cierre navideño

Es un gesto reflexivo que demuestra que respetas el tiempo de tus clientes y les permites planificar en consecuencia. También añade un toque de calidez y personalidad a tu comunicación.

«¡Felices [vacaciones]! Hoy estamos cerrados, pero nos pondremos en contacto con usted mañana. ¡Disfruta tu día!»

Interrupciones o retrasos en el servicio

Una interrupción del servicio o un retraso en la respuesta automática actúan como una herramienta de comunicación proactiva en circunstancias imprevistas.

Demuestra transparencia y mantiene informados a sus clientes, lo que evita la frustración y gestiona las expectativas. Demuestra que eres consciente del problema, que asumes la responsabilidad y que trabajas activamente para resolverlo.

«Estamos teniendo [problema]. Pedimos disculpas por cualquier inconveniente».

Consejos para escribir un buen mensaje de texto de respuesta automática

Al crear un mensaje de respuesta automática, ten en cuenta que tiene que ser informativo, profesional y dejar una impresión positiva.

Estos son algunos consejos clave para escribir excelentes textos de respuesta automática:

• Brevedad: Sea breve y acogedor. Es más probable que las personas lean un mensaje conciso.
• Tono positivo: Incluso si no estás disponible, mantén una actitud amistosa y servicial.
• La claridad es la reina: Indique claramente su falta de disponibilidad y cuándo pueden esperar una respuesta.
• Evite la jerga: Use un lenguaje sencillo que todos puedan entender.
• Corregir: Los errores tipográficos y gramaticales te hacen parecer poco profesional.

Veamos algunos ejemplos de respuestas automáticas incorrectas y cómo mejorarlas:

Malo: «Estoy ocupado. Me pondré en contacto contigo más tarde».

• Por qué es malo: Es demasiado vago, no establece expectativas y suena desdeñoso.

Versión revisada: «¡Gracias por tu mensaje! No estoy disponible en este momento, pero responderé antes del [hora/día] . »

Malo: «Fuera de la oficina. No esperes una respuesta hasta [fecha]».

• Por qué es malo: Tono negativo, se centra en lo que tú no puedo haz en lugar de lo que tú voluntad hacer.

Versión revisada: «Estaré fuera de la oficina hasta [fecha]. Me pondré en contacto contigo entonces. Para asuntos urgentes, póngase en contacto con [contacto alternativo]».

Recuerda que las respuestas automáticas son una extensión de tu marca.

Elabórelos cuidadosamente para mantener una experiencia positiva para el cliente, incluso cuando no esté disponible para una interacción inmediata.

Malo: «BORDADO»

• Por qué es malo: Demasiado casual y poco profesional. No proporciona ninguna información útil para el remitente.

Versión revisada: «Me voy a alejar un poco, ¡pero responderé a tu mensaje tan pronto como regrese!»

Malo: «Estoy conduciendo, no puedo enviar mensajes de texto ahora». (Enviado mientras no estaba conduciendo)

• Por qué es malo: Engañoso y potencialmente poco ético. Si en realidad no conduces, esto crea una falsa sensación de urgencia y podría dañar la confianza.

Versión revisada: «En este momento no estoy disponible para responder, pero me pondré en contacto contigo lo antes posible».