El mejor software de grabación de llamadas de 2025: principales opciones y características

Hace unos años, solo las grandes empresas podían pagar herramientas de grabación de llamadas.

Ahora, no solo son accesibles para todos, sino que vienen con innovaciones en inteligencia artificial y tecnología móvil que hacen que estas soluciones sean perfectas para todos, desde pequeñas y medianas empresas hasta profesionales individuales.

Los beneficios clave incluyen:

• Transcripción automática de llamadas para seguimiento
• Mejora de la productividad mediante resúmenes de llamadas basados en inteligencia artificial
• Funciones de seguridad y cumplimiento legal

¿Estás listo para encontrar la solución de grabación de llamadas perfecta?

Hemos hecho la investigación por ti. Esta guía compara las principales herramientas de grabación de llamadas disponibles en la actualidad, lo que le ayudará a tomar una decisión informada en 2025.

Las mejores soluciones de software de grabación de llamadas en 2025

La mejor aplicación de grabación de llamadas para iPhone: Allô

• Plataforma: iPhone y Android
• Por qué es lo mejor: Allô destaca porque es más que una simple grabadora de llamadas: es una completa sistema telefónico empresarial diseñado para pequeñas empresas y emprendedores. Su grabación de llamadas basada en inteligencia artificial transcribe automáticamente las conversaciones, lo que facilita la revisión, el análisis y la revisión de los detalles clave de las conversaciones importantes. A diferencia de las apps de grabación tradicionales para iPhone, que requieren soluciones complicadas, el proceso de Allô es perfecto y captura automáticamente las llamadas entrantes y salientes. No necesitas configuraciones complicadas ni equipos adicionales, ya que graba las llamadas automáticamente. La aplicación prioriza la privacidad y la seguridad, garantizando que las conversaciones grabadas permanezcan cifradas y se puedan recuperar fácilmente a través de un panel limpio y con capacidad de búsqueda. Para las pymes, Allô se integra con los CRM y varias herramientas empresariales, como Shopify y QuickBooks, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y gestionar el seguimiento de manera eficiente.
• Característica única: Opciones de reproducción flexibles para ralentizar o acelerar las grabaciones, haciendo que la revisión sea eficiente.

La mejor aplicación de grabación de llamadas para Android: Cubo ACR

• Plataforma: Android
• Por qué es lo mejor: Cube ACR es ampliamente considerado como el grabador de llamadas más confiable y versátil para los usuarios de Android. Su capacidad para grabar llamadas en múltiples plataformas, incluidas las líneas telefónicas tradicionales, las aplicaciones de VoIP (como WhatsApp, Facebook Messenger, Skype) y las aplicaciones de reuniones en línea, le da una gran ventaja sobre sus competidores. Con funciones como la grabación automática de llamadas, las listas personalizadas para contactos específicos y las copias de seguridad seguras en la nube, Cube ACR es ideal tanto para uso personal como profesional. Lo que realmente lo diferencia es su identificación de llamadas en tiempo real, que ayuda a los usuarios a decidir si grabar o rechazar la llamada en función del contexto.
• Característica única: La integración en la nube garantiza que todas tus grabaciones se guarden automáticamente y puedas acceder a ellas desde cualquier dispositivo, incluso si cambias de teléfono.

El mejor software de grabación de llamadas de ventas: Gong.io

• Plataforma: Basado en la web.
• Por qué es lo mejor: Gong.io ayuda a los equipos de ventas a optimizar sus operaciones al convertir cada llamada en datos procesables. A diferencia de las grabadoras de llamadas genéricas, Gong va más allá de la simple grabación de las conversaciones: las analiza mediante inteligencia artificial para identificar los patrones de ventas, las tácticas exitosas y las áreas de mejora. Escucha las frases clave, el tono y las objeciones, y proporciona a los representantes sugerencias en el momento sobre cómo cambiar las conversaciones para cerrar negocios. La herramienta tiene un valor incalculable para el entrenamiento, ya que ayuda a los gerentes de ventas a proporcionar comentarios basados en el desempeño real y no en suposiciones.‍
• Característica única: El asesoramiento en tiempo real durante las llamadas garantiza que los representantes no pierdan la oportunidad de superar las objeciones o aumentar las ventas.

El mejor software para grabar llamadas al centro de llamadas: AGRADABLE

• Plataforma: Nube
• Por qué es lo mejor: NICE está diseñado específicamente para empresas que administran grandes volúmenes de llamadas, lo que lo hace ideal para centros de llamadas, equipos de atención al cliente y empresas. Ofrece un conjunto completo de herramientas que van más allá de la grabación de llamadas, que incluye el monitoreo de llamadas en tiempo real, el análisis del rendimiento y los comentarios basados en inteligencia artificial sobre las interacciones con los clientes. Con funciones como el control de calidad automatizado, la capacitación de los agentes en tiempo real y el enrutamiento avanzado de llamadas, NICE no solo lo ayuda a grabar las llamadas, sino que también lo ayuda a mejorar la prestación de servicios. Los administradores pueden usar la opción de generación de informes integrada en la plataforma para optimizar los guiones, supervisar el desempeño de los agentes y garantizar el cumplimiento de las normas legales. Su naturaleza basada en la nube garantiza la escalabilidad a medida que las empresas crecen.
• Característica única: La supervisión avanzada de la calidad de la IA evalúa el tono, el sentimiento y las tasas de resolución, lo que ayuda a los equipos a abordar los problemas de forma proactiva.

La mejor grabadora de llamadas VoIP: Rev

• Plataforma: iOS
• Por qué es lo mejor: Rev se destaca por ofrecer grabaciones de llamadas VoIP de alta calidad, lo que lo convierte en el favorito de los usuarios que confían en aplicaciones como Zoom, Microsoft Teams y Skype. Lo que hace que Rev sea particularmente impresionante es su interfaz limpia y su diseño fácil de usar, sin necesidad de configuraciones complicadas ni equipos adicionales. Simplemente inicie la aplicación y grabará las llamadas automáticamente. Es perfecto para periodistas, podcasters y profesionales de negocios que necesitan transcripciones precisas y fáciles de compartir para entrevistas o reuniones. La aplicación también permite a los usuarios recortar y editar las grabaciones antes de compartirlas por correo electrónico, almacenamiento en la nube o texto.
• Característica única: Un plan completamente gratuito sin anuncios ni límites de tiempo lo hace accesible tanto para usuarios personales como profesionales.

¿Cuáles son los beneficios de usar un software de grabación de llamadas?

• Servicio de atención al cliente mejorado:

Entrene a los nuevos agentes mediante llamadas grabadas. Para las pequeñas empresas, cada interacción con el cliente cuenta, y es fundamental garantizar que su equipo brinde una experiencia excelente y constante. La grabación de llamadas permite a las pymes: revisar las interacciones con los clientes e identifique las áreas de mejora.

Por ejemplo, un pequeña agencia inmobiliaria puede revisar las grabaciones de las conversaciones con posibles compradores y refinar la forma en que los agentes presentan los anuncios, destacan las características clave o gestionan las objeciones.

• Cumplimiento legal:

Cumpla con requisitos como el RGPD y la HIPAA.

Para las pymes que manejan datos confidenciales de los clientes, el cumplimiento de las normas legales es esencial. El software de grabación de llamadas garantiza que las conversaciones se almacenan de forma segura y accesible para auditorías, lo que reduce el riesgo de costosas multas o acciones legales.

Regulaciones como la Reglamento general de protección de datos (GDPR) en la UE exigen a las empresas que protejan los datos de los clientes e informen a las personas si se graban las llamadas. Del mismo modo, industrias como la sanidad o los servicios financieros deben hacer lo mismo HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico) o PCI-DSS (estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago) directrices.

• Resolución mejorada de disputas:

Tenga pruebas verificables de los acuerdos.

Los malentendidos y las disputas con clientes o proveedores pueden resultar costosos y llevar mucho tiempo para las pequeñas empresas. Las grabaciones de llamadas actúan como prueba de conversaciones, ayudando a las empresas a resolver conflictos con rapidez. Ya sea para confirmar una cotización, un cronograma de entrega o el alcance del servicio, tener un grabación de audio verificable garantiza que los malentendidos no se conviertan en disputas legales.

• Optimización de ventas:

Analice las llamadas para mejorar las tasas de conversión.

Las pequeñas empresas a menudo no tienen grandes equipos de ventas, por lo que maximizar la eficacia de cada llamada es fundamental. El software de grabación de llamadas permite a los propietarios de negocios analizar conversaciones exitosas e identificar técnicas que convierten clientes potenciales en clientes. Además, los representantes de ventas pueden escuchar las llamadas anteriores para comprender mejor las necesidades de los clientes y personalizar su enfoque en las conversaciones de seguimiento.

¿Es legal la grabación de llamadas?

La legalidad de la grabación de llamadas telefónicas depende del país o la región en la que opere. Las diferentes jurisdicciones tienen diferentes requisitos de consentimiento, y es crucial que las pymes entiendan las leyes para evitar consecuencias legales. Este es un desglose de las principales regiones y sus diferencias:

1. Estados Unidos: los requisitos de consentimiento varían según el estado

Los EE. UU. no tienen una ley federal uniforme que rija la grabación de llamadas. En cambio, cada estado tiene sus propias regulaciones:

• Estados con consentimiento de un solo partido (la mayoría de los estados de EE. UU.): Solo una persona implicada en la llamada (normalmente la persona que graba) debe saber que la llamada se está grabando. Esto significa que si eres tú quien graba la conversación, no es necesario que se lo notifiques a la otra persona.
• Estados de consentimiento bipartidista (California, Florida, Pensilvania y otros): Todos los participantes de la conversación deben ser notificados y dar su consentimiento antes de que la llamada pueda grabarse legalmente. La expresión «bipartidista» es un tanto engañosa porque puede referirse al consentimiento de «todas las partes» si hay más de dos personas involucradas en la llamada.

Ejemplo:

• Si está operando un negocios en Nueva York (un estado de consentimiento de una sola parte), puedes grabar legalmente la llamada de un cliente sin notificárselo, siempre y cuando seas parte de la conversación.
• Si tu negocio está en California (un estado de consentimiento bipartidista), tendrás que notificárselo al cliente y obtener su consentimiento antes de grabar. Muchas empresas lo consiguen mediante un descargo de responsabilidad automatizado: «Es posible que esta llamada se grabe con fines de control de calidad».

2. Unión Europea: estandarizada según el GDPR (Reglamento general de protección de datos)

La UE ha estandarizado las normas de grabación de llamadas a través de GDPR, que se centra principalmente en privacidad de datos y consentimiento. A diferencia de los EE. UU., donde las leyes de consentimiento varían, El RGPD se aplica de manera uniforme en todos los países de la UE.

Requisitos clave del GDPR:

• Las empresas deben informar a todos los participantes de la llamada que la conversación se grabará.
• El consentimiento debe ser explícito y las empresas deben tener un motivo válido para registrarlo (por ejemplo, mejorar el servicio al cliente o cumplir obligaciones legales).
• Los datos registrados deben almacenarse de forma segura y solo conservarse durante el tiempo que sea necesario.

Ejemplo:

• UN Agencia de marketing francesa la grabación de llamadas para revisar las conversaciones de ventas debe informar a los participantes al principio de la llamada y ofrecerles la opción de excluirse. El incumplimiento podría conllevar multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de los ingresos mundiales.

3. Reino Unido: sigue el GDPR y las pautas locales adicionales

Si bien el Reino Unido ya no está bajo la jurisdicción de la UE tras el Brexit, sigue adhiriéndose en gran medida a Principios del GDPR bajo el GDPR DEL REINO UNIDO, con requisitos similares para el consentimiento y la protección de datos. Sin embargo, el Reino Unido también tiene normativas locales adicionales, como la Ley de regulación de las facultades de investigación (RIPA), que regula la interceptación de las comunicaciones.

Diferencias clave en el Reino Unido:

• Las empresas pueden grabar llamadas legalmente sin avisar a los participantes si la grabación es para fines internos (por ejemplo, para capacitar o prevenir el fraude).
• Sin embargo, si la grabación se comparte externamente o implica el procesamiento de datos personales, se requiere el consentimiento total y la divulgación.

Ejemplo:

• UN Asesor financiero con sede en el Reino Unido podría grabar las llamadas con los clientes con fines de cumplimiento sin un consentimiento explícito, siempre que las grabaciones permanezcan dentro de la empresa y cumplan con los requisitos de protección de datos.

4. Australia: Las leyes de consentimiento varían según el estado (similar a las de EE. UU.)

Las leyes de Australia varían entre estados y territorios, de manera similar a cómo los estados de EE. UU. difieren en sus requisitos. Los dos marcos clave son:

• El consentimiento de una sola parte establece (por ejemplo, Queensland): Solo una persona de la llamada necesita saber que se está grabando.
• Estados de consentimiento bipartito (p. ej., Nueva Gales del Sur, Victoria): Todos los participantes deben dar su consentimiento antes de poder grabar una llamada.

Regulaciones federales: El Ley de Telecomunicaciones (Interceptación y Acceso) de 1979 se aplica en todo el país y prohíbe la grabación de llamadas sin consentimiento, a menos que se aplique una excepción (por ejemplo, las fuerzas del orden).

Ejemplo:

• UN pequeña firma legal en Sydney debe notificar a los clientes que sus llamadas se grabarán y obtener su consentimiento. Muchas empresas logran el cumplimiento mediante acuerdos verbales o notificaciones automatizadas.

Comprensión de las leyes de consentimiento unipartidista frente a las bipartidistas

• Ley de consentimiento unipartidista:
  • Solo un participante de la llamada (normalmente la persona que graba) necesita saber que la llamada se está grabando.
  • Esto es común en el EE. UU. (la mayoría de los estados), Australia (algunas regiones) y Canadá.
• Ley de consentimiento bipartidista (o de todos los partidos):
  • Todos los participantes en la conversación deben estar informados y dar su consentimiento.
  • Común en California, Alemania, Australia (algunos estados) y bajo el RGPD en la UE.

Mejores prácticas para el cumplimiento: cómo grabar llamadas legalmente

1. Notificar a los participantes de la llamada: Utilice anuncios automáticos previos a la llamada para las líneas de servicio al cliente entrantes (por ejemplo, «Esta llamada puede grabarse por motivos de calidad»).
2. Obtenga el consentimiento cuando sea necesario: En jurisdicciones con consentimiento bipartidista, busque activamente un acuerdo verbal o escrito antes de continuar con la grabación. Un enfoque común es preguntar:«¿Tengo su permiso para grabar esta llamada con fines de calidad y de capacitación?»Registra el consentimiento (ya sea como parte de la grabación o dentro de un sistema CRM).‍
3. Defina un propósito válido: Para las empresas de la UE, este propósito debe documentarse en una política de privacidad accesible para los usuarios.‍
4. Almacene y administre datos de forma segura: Asegúrese de que las llamadas grabadas se almacenen en un sistema seguro con acceso limitado. Para cumplir con el RGPD, implemente políticas de retención y cifrado de datos.‍
5. Proporcione una opción para excluirse: Ofrezca a los participantes la opción de rechazar la grabación, especialmente en jurisdicciones con leyes de consentimiento más estrictas (UE, California).

¿Cómo elegir el software de grabación de llamadas adecuado?

Las pequeñas empresas y los profesionales independientes necesitan herramientas que ofrezcan un valor adicional y puedan crecer a la par de sus necesidades empresariales. Esto es lo que debes tener en cuenta:

1. Funciones más allá de la grabación: Grabar llamadas es solo el primer paso. Para maximizar la productividad, debe buscar un software que pueda hacerlo automáticamente transcriba conversaciones, genere resúmenes e intégrelas con sus herramientas empresariales existentes, como CRM o software de gestión de proyectos. De esta forma, puedes revisar fácilmente las conclusiones clave, las acciones o los acuerdos sin escuchar toda la grabación.
2. Precios: Los precios del software de grabación de llamadas pueden variar significativamente, desde planes gratuitos o de bajo costo para funciones básicas a paquetes premium ofreciendo funciones avanzadas como inteligencia artificial y análisis. Para encontrar la solución adecuada, evalúe lo que realmente necesita en función del tamaño de su empresa y su caso de uso.
3. Escalabilidad: La elección de un software que pueda crecer a la par de su empresa garantiza que no se quede sin la herramienta y tenga que cambiar de plataforma, lo que interrumpe los flujos de trabajo. La escalabilidad implica algo más que añadir nuevos usuarios: incluye la capacidad de integrarse con nuevas herramientas, gestionan un mayor volumen de llamadas y proporcionan funciones avanzadas según sea necesario.