Dos años de centralitas que nunca cuajaron
Honeybold es un estudio de diseño, impresión y branding. Fabrica lo que los pequeños negocios ponen en manos de sus clientes y en sus escaparates: tarjetas de visita en seda o con relieve metalizado, papelería, imanes para vehículos, caballetes, rotulación, además de branding y páginas web. Sus clientes son estudios de tatuaje, agentes inmobiliarios, empresas de mudanzas y comercios de barrio, y cada pedido planta un árbol gracias a una alianza con One Tree Planted.
La mayor parte de ese trabajo se mueve por email y mensajería, con el teléfono ganando peso. Durante casi dos años Travis buscó una centralita que encajara. Probó muchas, incluidas las más recomendadas, y todas traían alguna limitación que hacía difícil convivir con ellas a largo plazo.
Estuvimos exactamente en la misma situación durante casi dos años y probamos varios servicios muy recomendados. Probamos muchos, pero cada uno tenía limitaciones importantes que hacían difícil quedarse con ellos a largo plazo.
Una prueba que terminó antes de tiempo
Travis empezó con un número temporal que le dio Allo y, según él mismo cuenta, iba con escepticismo. Allo era más reciente y todavía no tenía una gran cantidad de reseñas detrás. La prueba no llegó a agotarse. En pocos días ya tenía confianza suficiente para portar el número principal de Honeybold.
En apenas unos días, antes incluso de que terminara la prueba, tenía confianza suficiente para portar nuestro número principal a Allo.
Cada llamada grabada, resumida y registrada
Lo que cambió el día a día es que la administración alrededor de una llamada dejó de ser una tarea. Cada llamada se graba, se transcribe y se resume automáticamente, y luego se vuelca en HubSpot sin que nadie la toque. Cada conversación por SMS se sigue y se registra igual.
Allo además lee lo que se habló de verdad y propone el siguiente paso, ya sea un SMS de seguimiento o un recordatorio en el calendario. El resto de la centralita también está ahí: menús IVR, horarios de atención, un recepcionista con IA que se activa o se desactiva, y una respuesta automática por SMS cuando se pierde una llamada. Travis atiende desde la app móvil, la app web o directamente dentro de HubSpot.
Incluso después de semanas usando Allo, sigo sorprendido por el tiempo que nos está ahorrando. Prácticamente no hay trabajo administrativo. Sin registro manual, sin copiar notas, nada.
Cómo transcurre hoy una llamada de cliente en Honeybold
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Atender desde donde sea
App móvil, app web o directamente desde HubSpot. Los menús IVR y los horarios de atención la enrutan, con un recepcionista con IA disponible para los desbordes.
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Dejar que se grabe sola
Cada llamada se graba, se transcribe y se resume automáticamente. No hay nada que iniciar, detener ni redactar después.
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Recibir el siguiente paso
Allo propone qué hacer a continuación, un SMS de seguimiento o un recordatorio de calendario, a partir de lo que realmente se dijo.
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Encontrarlo todo en HubSpot
La llamada, el resumen y el hilo completo de SMS llegan solos a HubSpot. Sin registro manual, sin copiar y pegar.
Conectado a un CRM propio mediante la API
Honeybold no se queda en la integración con HubSpot. Travis conectó la API de Allo al CRM propio del estudio, para que las llamadas aparezcan donde su equipo ya trabaja. A esa la llama directamente un game changer.
El ritmo de las mejoras también pesó. Funciones que no esperaba ver tan pronto, como poner una llamada en espera para llamar a otra persona, llegaron a los pocos meses de darse de alta.
Poder poner una llamada en espera y llamar a otra persona es una función increíble, y sinceramente no es algo que esperara ver implementado tan rápido. Poder conectar la API de Allo a nuestro CRM propio también ha sido un auténtico game changer.
Lo que cambió en Honeybold
Apostando más por el teléfono
Siete meses después, el teléfono ha pasado de ser el canal menos usado en Honeybold a uno sobre el que Travis construye a propósito mientras el estudio crece. La administración que encarecía cada llamada simplemente desapareció, así que descolgar ya solo cuesta la conversación. Desde entonces recomienda Allo a sus propios clientes y a colegas del sector de la impresión y el diseño.