Zwei Jahre Telefonsysteme, die nie sitzen blieben
Honeybold ist ein Studio für Design, Druck und Markenauftritt. Es macht die Dinge, die kleine Betriebe Menschen in die Hand geben und an ihre Schaufenster hängen: Visitenkarten mit Seiden- und Relieffolie, Briefpapier, Fahrzeugmagnete, Kundenstopper, Beschilderung, dazu Markenauftritt und Websites. Die Kunden sind Tattoostudios, Immobilienmaklerinnen, Umzugsunternehmen und Läden vor Ort, und jede Bestellung pflanzt über eine Partnerschaft mit One Tree Planted einen Baum.
Der größte Teil dieser Arbeit läuft über E-Mail und Nachrichten, mit dem Telefon als wachsendem Anteil. Fast zwei Jahre lang suchte Travis ein passendes Telefonsystem. Er testete viele, auch die am häufigsten empfohlenen, und jedes hatte eine Einschränkung, mit der sich auf Dauer schwer leben ließ.
Wir waren fast zwei Jahre lang in genau dieser Lage und haben mehrere hoch empfohlene Dienste ausprobiert. Wir haben viele getestet, aber jeder kam mit erheblichen Einschränkungen, mit denen sich auf Dauer schwer leben ließ.
Ein Test, der früher endete
Travis startete auf einer vorläufigen Nummer, die Allo bereitstellte, und war nach eigener Aussage skeptisch. Allo war jünger und hatte noch keinen großen Berg an Bewertungen hinter sich. Der Test lief nicht bis zum Ende. Nach wenigen Tagen war er sicher genug, die Hauptnummer von Honeybold zu portieren.
Schon nach wenigen Tagen, noch vor Ende der Testphase, war ich sicher genug, unsere Hauptnummer zu Allo zu portieren.
Jedes Gespräch aufgezeichnet, zusammengefasst und dokumentiert
Was den Alltag verändert hat: Die Nacharbeit rund um ein Gespräch ist keine Aufgabe mehr. Jedes Gespräch wird automatisch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst und dann nach HubSpot geschoben, ohne dass jemand etwas anfasst. Jeder SMS-Verlauf wird genauso verfolgt und dokumentiert.
Allo liest außerdem, was tatsächlich besprochen wurde, und schlägt den nächsten Schritt vor, ob das eine Nachfass-SMS ist oder eine Kalendererinnerung. Der Rest des Telefonsystems ist auch da: Sprachmenüs, Öffnungszeiten, ein KI-Rezeptionist, der sich ein- und ausschalten lässt, und eine automatische SMS-Antwort bei einem verpassten Anruf. Travis telefoniert aus der App, aus dem Web oder direkt aus HubSpot.
Auch Wochen nach dem Start bin ich noch überrascht, wie viel Zeit uns Allo spart. Es gibt praktisch keine Nacharbeit. Kein manuelles Dokumentieren, kein Abschreiben von Notizen, nichts.
So läuft heute ein Kundengespräch bei Honeybold
- 1
Von überall annehmen
App, Web oder direkt aus HubSpot. Sprachmenüs und Öffnungszeiten verteilen den Anruf, ein KI-Rezeptionist steht für den Überlauf bereit.
- 2
Von selbst aufzeichnen lassen
Jedes Gespräch wird automatisch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Es gibt nichts zu starten, zu stoppen oder hinterher aufzuschreiben.
- 3
Den nächsten Schritt vorgeschlagen bekommen
Allo schlägt vor, was als Nächstes zu tun ist, eine Nachfass-SMS oder eine Kalendererinnerung, auf Grundlage dessen, was im Gespräch gesagt wurde.
- 4
Alles in HubSpot wiederfinden
Gespräch, Zusammenfassung und der ganze SMS-Verlauf landen von selbst in HubSpot. Kein Dokumentieren von Hand, kein Kopieren und Einfügen.
Über die API an ein eigenes CRM angeschlossen
Honeybold hört bei der HubSpot-Anbindung nicht auf. Travis hat die API von Allo an das eigene CRM des Studios gehängt, sodass Gespräche dort auftauchen, wo sein Team ohnehin arbeitet. Das nennt er einen echten Wendepunkt.
Das Tempo der Auslieferungen ist ein Teil davon, warum es geblieben ist. Funktionen, mit denen er so schnell nicht gerechnet hatte, etwa ein Gespräch zu halten und jemand anderen anzurufen, kamen wenige Monate nach der Registrierung.
Ein Gespräch halten und jemand anderen anrufen zu können, ist eine großartige Funktion, und ehrlich gesagt hätte ich nie erwartet, sie so schnell zu sehen. Die API von Allo an unser eigenes CRM zu hängen, war ebenfalls ein echter Wendepunkt.
Was sich bei Honeybold geändert hat
Stärker aufs Telefon setzen
Nach sieben Monaten ist das Telefon vom am wenigsten genutzten Kanal zu einem geworden, auf den Travis mit dem Wachstum des Studios bewusst setzt. Die Nacharbeit, die das Telefonieren früher teuer machte, ist schlicht weg, ein Anruf kostet also nichts außer dem Gespräch. Seitdem empfiehlt er Allo seinen eigenen Kunden und Kolleginnen und Kollegen aus der Druck- und Designbranche.